DATENSCHUTZERKLÄRUNG

 

(1) Einleitung

Dieses Dokument hat zum Ziel, zu erläutern, wie Belgische Treuhand GmbH personenbezogene Daten sammelt, verwendet, aufbewahrt oder sonst verarbeitet.

Verantwortliche ist das Buchhalter- und Steuerberaterbüro Belgische Treuhand GmbH, mit der Unternehmensnummer BE0874194583 und Gesellschaftssitz in B-1050 BRÜSSEL (Belgien), Avenue Legrand 41.

Die Verarbeitung Ihrer Daten unterliegt der belgischen Gesetzgebung und der europäischen Verordnung 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, der sogenannten „DSGVO“, sowie deren Änderungen.

Personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO werden wie folgt definiert: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Sie werden höflichst gebeten, diese Datenschutzerklärung, welche in regelmäßigen Abständen aktualisiert wird, gründlich durchzulesen. Die neuste Version steht Ihnen jederzeit kostenlos in Deutsch auf der Webseite www.belgischetreuhand.be zur Verfügung.

Mehr allgemeine Informationen zum Schutz der personenbezogenen Daten können bei der zuständigen belgischen Datenschutzbehörde (Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit) eingeholt werden.

Für weitere Fragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten, können sie jederzeit Belgische Treuhand per Post: B-1050 BRÜSSEL (Belgien), Avenue Legrand 41, per Telefon: +32 26 26 01 61 oder per E-Mail über: info@belgischetreuhand.be, kontaktieren.

 

(2) Schutz der personenbezogenen Daten in der Praxis

Ihre personenbezogenen Daten werden durch Belgische Treuhand mit großer Behutsamkeit und in sicherer Umgebung gehandhabt und verarbeitet.

Die verwendeten Softwarepakete werden regelmäßig aktualisiert.

Der Zugang zu den Daten wird durch unterschiedliche, ständig wechselnde Passwörter geschützt. Der physische Zugang zu den Büroräumen ist auf autorisierte Personen beschränkt.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, wie z.B. das Anti-Virus Programm, die Firewalls, die Zugangskontrollen sowie die gründliche Auswahl und Überprüfung der Arbeitnehmer, Mitarbeiter und Zulieferanten, werden für die Verhinderung von unautorisiertem Zugang, Verlusten und Offenlegungen verwendet.

 

(3) Rechte der betroffenen Personen

Sie haben bestimmte Rechte bezüglich der personenbezogenen Daten, die Belgische Treuhand verarbeitet.

Diese Rechte können Sie mittels eines datierten, unterschriebenen Antrages ausüben, den Sie entweder per Post an Belgische Treuhand B-1050 BRÜSSEL (Belgien), Avenue Legrand 41, oder per E-Mail an info@belgischetreuhand.be senden können.

 

A. Recht auf Unterrichtung

Anhand dieser Datenschutzerklärung werden Sie darüber informiert, auf welche Art und Weise Belgische Treuhand Ihre personenbezogenen Daten erwirbt, diese behandelt und weiter verarbeitet, sowie über die Rechte die Sie bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben.

Sie haben das Recht, ihre Einwilligung der Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen. Dieser Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht rückwirkend.

Für Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten können Sie Belgische Treuhand jederzeit per Post: B-1050 BRÜSSEL (Belgien), Avenue Legrand 41, per Telefon: +32 26 26 01 61 oder per E-Mail über: info@belgischetreuhand.be kontaktieren.

B. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht eine Bestätigung von Belgische Treuhand zu erfragen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und, sofern dies der Fall ist, Auskunft über diese und folgende Informationen zu bekommen:

• die Verarbeitungszwecke,
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden,
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen,
• falls möglich, die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,
• wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihr erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten.

Sie haben das Recht, Belgische Treuhand zu bitten, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung zu stellen. Für alle weiteren Kopien, die Sie beantragen, kann Belgische Treuhand ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen. Stellen Sie den Antrag elektronisch (online), so sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen, sofern Sie nichts Anderes angeben.

C. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von Belgische Treuhand die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Belgische Treuhand befolgt diesen Antrag innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags. Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden.

Sie haben das Recht, von Belgische Treuhand die Einschränkung der Verarbeitung (z.B. gar keine Verarbeitung, keine Weiterleitung an Dritte…) zu verlangen, wenn die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es Belgische Treuhand ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.

D. Recht auf Löschung (“Recht auf Vergessenwerden”)

Sie haben das Recht, von Belgische Treuhand zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Belgische Treuhand wird die personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig,
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung,
• Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor,
• die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet,
• die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem belgischen Recht erforderlich.

Diese Fälle gelten nicht, soweit die Verarbeitung:

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information.
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder dem belgischen Recht erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt. So hat Belgische Treuhand die Verpflichtung, alle Akten fünf Jahre nach ihrem Abschluss zu behalten.
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, erforderlich ist.

E. Widerspruchsrecht

Sie haben jederzeit das Recht, gegen die Verarbeitung Sie betreffende personenbezogenen Daten, Widerspruch einzulegen.

Belgische Treuhand verarbeitet die personenbezogenen Daten nach einem Widerspruch nicht mehr, es sei denn, zwingende schutzwürdige Gründe können für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die der Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

F. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von Belgische Treuhand die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• Die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten wird bestritten, und zwar für eine Dauer, die es Belgische Treuhand ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
• Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
• Belgische Treuhand benötigt die personenbezogenen Daten nicht länger für die Zwecke der Verarbeitung, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß dem vorherigen Artikel eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe von Belgische Treuhand gegenüber Ihren überwiegen.

In diesen Fällen dürfen diese personenbezogenen Daten — von ihrer Speicherung abgesehen — nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats, verarbeitet werden.

Falls Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt haben, werden Sie von Belgische Treuhand unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

G. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Belgische Treuhand zu bitten, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Belgische Treuhand befolgt diesen Antrag innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags. Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden.

 

(4) Offenlegung und Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Offenlegung oder einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet Belgische Treuhand binnen 72 Stunden, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde, diese der Datenschutzbehörde. Wenn diese Meldung wegen außergewöhnlicher Umstände nicht innerhalb dieser Frist stattfinden kann, wird dies ausführlich begründet.

Hat die Offenlegung oder die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge, so benachrichtigt Belgische Treuhand Sie unverzüglich.

Diese Benachrichtigung findet nicht statt, wenn die von der Verletzung betroffenen personenbezogenen Daten durch geeignete technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen geschützt wurden, insbesondere solche, durch die die personenbezogenen Daten für alle Personen, die nicht zum Zugang zu den personenbezogenen Daten befugt sind, unzugänglich gemacht wurden, etwa durch Verschlüsselung, wenn durch nachfolgende Maßnahmen sichergestellt wurde, dass das hohe Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen aller Wahrscheinlichkeit nach nicht mehr besteht, oder wenn diese Meldung mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden wäre. Im letzten Fall werden Sie so weit wie möglich durch eine Meldung auf unserer Webseite www.belgischetreuhand.be informiert.

Falls Sie von einer Offenlegung oder einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informiert werden, enthält diese Meldung eine Beschreibung der Art der Verletzung, der Art der betroffenen Daten, die Kontaktdaten für weitere Informationen, eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Offenlegung oder der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und eine Beschreibung der Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.

 

(5) Datenschutzbeauftragter und Datenschutz-Folgenabschätzung

Da Belgische Treuhand nicht auf systematische Weise personenbetroffene Daten verarbeitet, muss kein Data Protection Officer (Datenschutzbeauftragter) bestimmt werden.

Da Belgische Treuhand keine Daten verarbeitet, bei denen davon auszugehen ist, dass sie ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringen, muss keine Datenschutz-Folgenabschätzung ausgeführt werden.

 

(6) Verarbeitungsregister

Belgische Treuhand führt ein internes Register, in dem beschrieben wird, welche Kategorien von personenbetroffenen Daten verarbeitet werden, welche die Verarbeitungszwecke sind, wie lang die Daten behaltet werden und wer zu den Daten Zugang hat.

Ein Register mit Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten wird ebenfalls geführt.

Belgische Treuhand verwendet keine Direktwerbung.

 

(7) Beschwerden

Im Falle einer Bestreitung hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten, können Sie Belgische Treuhand jederzeit per Post: B-1050 BRÜSSEL (Belgien), Avenue Legrand 41, per Telefon: +32 26 26 01 61 oder per E-Mail über: info@belgischetreuhand.be kontaktieren.

Sie können ebenfalls eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde eintragen: per Post: B-1000 BRÜSSEL (Belgien), Avenue de la Presse 35, per Telefon: +32 2 274 48 00 oder per E-Mail: commission@privacycommission.be oder contact@apd-gba.be.